Bimodal IT sposobem na ograniczenie shadow IT w Twojej firmie

CIO potrzebują pomocy w zarządzaniu wzrastającym zapotrzebowaniem biznesu na technologie. Często oznaką sfrustrowania przedstawicieli pionów biznesowych brakiem szybkich postępów w IT jest trend pozyskiwania potrzebnych rozwiązań bezpośrednio od dostawców, zwłaszcza usług cloud computing. To tak zwane shadow IT¹. Jak sobie z tym poradzić?

Dokonywanie zakupów bezpośrednio przez działy biznesowe – z pominięciem IT – określamy mianem shadow IT. W niektórych organizacjach stało się to prawdziwym problemem. Wg Sanila Solanki, dyrektora ds. badań w firmie analitycznej Gartner, współautora raportu “Gartner CEO and Senior Business Executive Survey”, ukryte IT odpowiada niekiedy już za 50% wydatków na technologie. Odpowiedzią na „niezadowolenie” działów biznesowych i sposobem na graniczenie shadow IT w firmach jest wprowadzenie dwóch trybów prowadzenia projektów – Bimodal IT.

Projekty realizowane tradycyjnie i zwinnie, z wykorzystaniem chmury

Zgodnie z definicją Gartnera, tryb 1 (waterfall) jest realizowany w tradycyjnym tempie, z intensywnym zarządzaniem powiązanym z kaskadową metodologią prowadzenia projektów. Tryb 2 (agile) jest szybszy, z niewielkimi nakładami, głównie na opracowywanie prototypów lub przetestowanie jakiejś koncepcji, realizowany zwinną metodologią prowadzenia projektów. Często wykorzystuje się wówczas zasoby zewnętrznych dostawców usług centrum danych, w szczególności dostawców rozwiązań cloud computing.

Dzięki Bimodal IT szefowie pionów biznesowych mają możliwość w sposób zwinny (typ 2) rozwijania nowego pomysłu lub nawet przeprowadzenia eksperymentu, by zebrać dane które pozwolą lepiej uzasadnić większy projekt, realizowany już w metodologii kaskadowej charakterystycznej dla typu 1.

IT powinno rozmawiać językiem biznesu

Bimodal IT to nie wszystko. Dyrektorzy IT powinni zmienić sposób rozmowy z biznesem. CIO powinni skupiać się na wskazywaniu – językiem biznesu, a nie żargonem technicznym – efektów, jakie pozwalają uzyskiwać technologie. Szefowie pionów finansowych i prezesi powinni zaś dostrzegać związek między inwestycją w IT a korzyściami, jakie może ona przynieść.

Członkowie zarządów nie są zainteresowani bezpośrednio technologią, ale efektami jej działania. Typowy CIO uwielbia mówić o transformacjach, platformach, projektach, architekturze, zbieraniu wymagań funkcjonalnych, roadmapach, SLA, liczbie transakcji jako rekordów zapisanych w bazie itp. Tymczasem ludzie z biznesu cały czas myślą o realizacji planu sprzedażowego, kliencie, kanale sprzedaży i kanale kontaktu, relacji z odbiorcami produktu, przewadze rynkowej, konkurencji, segmentacji i dacie wejścia następnego produktu do sprzedaży.

Oddalamy się od siebie na poziomie samych komunikatów. Określenia takie, jak Big Data i przetwarzanie w chmurze są zbyt techniczne dla członków zarządów. Kierownictwo interesuje się tym, jak technologie mogą przynieść wartość firmie. Przykładowo chmura obliczeniowa może być w dużym zakresie przydatna w prowadzeniu kampanii marketingowych, gdzie infrastruktura jest wymagana z krótkim wyprzedzeniem i z możliwością skalowania wydajności, jeżeli kampania będzie się rozwijać pomyślnie. Big Data może zaś służyć lepszemu zrozumieniu zachowania klientów i dostosowywaniu zarządzania ich doświadczeniem.

Zmiana podejścia zarządów do IT

Zbyt często dyrektorzy IT szukają bezpośredniej korelacji pomiędzy wydatkami IT i oszczędnościami dla biznesu lub uzyskanymi przychodami. Tymczasem w większości przypadków korelacja ta jest pośrednia, tzn. IT dostarcza odpowiednie systemy, umożliwiające realizowanie procesów tworzenia nowych produktów i usług, dzięki którym biznes może uzyskać dodatkowe przychody. Szukając bezpośredniej, „magicznej” korelacji, dyrektorzy IT często zapominają o całym „pakiecie” korzyści, jakie dała nam technologia w procesie zmierzającym do tego, abyśmy mogli wprowadzić nowe produkty i usługi na rynek.

Tymczasem – zgodnie z raportem “Gartner CEO and Senior Business Executive Survey” – podejście członków zarządu do IT ewidentnie się zmieniło. Kiedyś uważali oni, że IT pełni jedynie pomocniczą funkcję jako zaplecze – tzw. back-office – dla biznesu. Dziś członkowie zarządów mają świadomość roli technologii w generowaniu nowych przychodów w tzw. cyfrowym biznesie. Dyrektorzy finansowi dostrzegli bowiem, że organizacje cyfrowe osiągają znacznie wyższe zwroty z inwestycji dla udziałowców niż organizacje tradycyjne. Uświadomili sobie też oddziaływanie finansowe prawidłowo wdrożonego systemu IT.

Warto pamiętać

Obecne wyzwania i możliwości nigdy nie były tak duże i nie miały tak realnego wpływu na wyniki każdej organizacji. Jednocześnie rola szefa IT nigdy nie była bardziej kwestionowana niż dzisiaj. Wielu CMO chętnie zaprasza dostawców technologicznych do siebie, bo Ci szybciej zrozumieli nowe reguły gry. W przystępny sposób, językiem biznesowym przedstawiają także gotowe rozwiązanie, często adresujące konkretny problem. Dzięki temu otrzymują finansowanie i realizują projekty.

Pamiętajmy, dwa tryby prowadzenia projektów – Bimodal IT – może sprawić, że wewnętrzny dział IT będzie tak samo elastyczny, o ile jednocześnie potrafi rozmawiać językiem biznesu. Szefowie pionów informatyki powinni umieć powiązać technologie z wskaźnikami biznesowymi, takimi jak „utrzymanie klienta”, „czas wprowadzenia na rynek”, powinni posługiwać się językiem zrozumiałym dla zarządu. Zmienić powinna się komunikacja IT z biznesem, w którym miejscu następuje rozbieżność celów, jak włączyć IT do biznesu, aby przestało być traktowane jako dostawca, a stało się partnerem w prowadzeniu biznesu.

1. Shadow IT, czyli ukryte IT, to termin często używany do opisania systemów i rozwiązań używanych wewnątrz organizacji bez wyraźnej zgody działu IT. Jest również stosowany – wraz z terminem „Stealth IT” – aby opisać rozwiązania wybrane i wdrożone przez działy inne, niż IT. Często są to rozwiązania oferowane w modelu cloud computing. Shadow IT jest uważane przez wielu jako ważne źródło innowacji i prototypowych systemów, które w dalszym etapie mogą zostać wdrożone i zatwierdzone przez dział IT. Z drugiej jednak strony, rozwiązania Shadow IT często nie są zgodne z wymogami danej organizacji w zakresie kontroli, właściwej dokumentacji, bezpieczeństwa czy niezawodności. Choć oczywiście kwestie te mogą w równym stopniu dotyczyć też rozwiązań autoryzowanych przez pion IT.