4 skuteczne metody na lepsze wykorzystanie danych w Twojej firmie

Najwybitniejszy teoretyk zarządzania Peter Drucker stwierdził, że jednym z podstawowych źródeł problemów nowoczesnych firm jest ich zbytnie skupienie na czynnikach wewnętrznych, a więc kosztach oraz procesach, i stracenie z oczu podstawowego zadania każdego uczestnika konkurencyjnych rynków, tj. poszukiwania nowych szans biznesowych i budowania trwałych przewag konkurencyjnych. Jak twoja firma może sobie z tym radzić?

Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań analitycznych pozwala na odwrócenie tego niekorzystnego trendu i przeorientowanie całej organizacji na zdarzenia zachodzące w jej otoczeniu. By tak się jednak stało, firma musi nie tylko wprowadzić nowe systemy, ale przede wszystkim zmienić sposób korzystania z danych i całą kulturę organizacyjną firmy.

Poniżej przedstawiamy 4 rekomendacje, które mogą pomóc w przeprowadzeniu tego procesu.

1. Wprowadź kulturę decyzji opartych na faktach

Żaden menedżer nigdy nie powie tego wprost, ale większość z nich po cichu przyznaje, że spora część decyzji biznesowych podejmowanych przez firmy jest wynikiem rozgrywek wewnętrznych lub intuicji decydentów. Nawet najbardziej sprawny system analizy danych nie podniesie jakości i trafności decyzji, które podejmowane są w oparciu o przesłanki inne niż wyrażone liczbami i wskaźnikami. Zbudowanie takiej kultury to zadanie na lata. Już jednak stworzenie w firmie jej zalążków może pomóc w wykorzystaniu rozwiązań Big Data.

Kluczem do sukcesu jest tu zidentyfikowanie menedżera lub menedżerów, którzy dostrzegają sens w ustrukturyzowanym podejściu do decyzji i danych. Z czasem wokół nich zaczynają się gromadzić kolejni entuzjaści, którzy promują wykorzystanie danych w dziedzinach, za których rozwój są odpowiedzialni. W taki właśnie sposób, dzięki sukcesji w zarządzie, niemal dekadę temu E&J Gallo, światowy producent i dystrybutor win kalifornijskich, przekształcił się z rodzinnej firmy – opartej przede wszystkim na bezpośrednich relacjach i intuicji – w światowego lidera w wykorzystaniu analizy danych w realizacji strategii rynkowej organizacji.

2. Ogranicz hierarchię w swojej firmie

Jedną z podstawowych barier utrudniających efektywną wymianę informacji są bariery wynikające ze ścisłej hierarchii. Chcąc zwiększyć trafność analiz i podejmowanych na ich podstawie decyzji, należy umożliwić w miarę swobodny dostęp do danych szerokiemu gronu odbiorców. Oczywiście, wdrożenie narzędzi analitycznych nie musi oznaczać rewolucji w strukturach. Wystarczy, by kultura otwartości i swobodnej wymiany myśli obowiązywała w zespołach odpowiedzialnych za analizę danych.

3. Daj menedżerom liniowym dostęp do narzędzi analitycznych i zadbaj o szkolenia

Największym źródłem informacji o klientach i rynkach są zawsze menedżerowie liniowi, koordynujący pracę osób zatrudnionych w sprzedaży i obsłudze klientów oraz partnerów biznesowych. Dlatego jeśli chcesz mieć aktualne informacje o firmie i jej otoczeniu, musisz stworzyć kanał umożliwiający dzielenie się informacjami przez ludzi bezpośrednio zaangażowanych w ich tworzenie. Zazwyczaj wymaga to także uzupełnienia systemów odpowiedzialnych za analizę danych w narzędzia do ich wizualizacji i automatycznego tworzenia raportów.

Z jednej strony wizualizacja – w postaci klarownych i kolorowych wykresów lub grafów – pomaga łatwiej przyswoić informacje, z drugiej pozwala dostrzec nowe zależności, które trudno zauważyć w rzędach cyfr arkusza kalkulacyjnego. Automatyczne generowanie raportów to zdecydowana oszczędność czasu menedżera, tym bardziej jeżeli zakres danych do raportu określa się w kilku szybkich kliknięciach zamiast pisania skryptów i komend. Czas poświęcony na zaprojektowanie raportu za pomocą graficznego generatora jest kilkakrotnie krótszy, a ryzyko popełnienia błędu mniejsze niż przy samodzielnym programowaniu funkcji potrzebnych do jego wytworzenia.

4. Automatyzuj, automatyzuj, automatyzuj…

Podstawowymi problemami we wdrożeniu narzędzi Big Data pozostają: przechowywanie danych w organizacyjnych silosach (46%), brak jasnego uzasadnienia biznesowego dla wdrożenia platformy analitycznej (39%), nieefektywna koordynacja działań (35%), a także przechowywanie danych w starych systemach (31%); (źródło: Capgemini „Big Data Survey”, 2014).

Jak widać, większość problemów jest wywołana nieefektywnościami organizacyjnymi oraz technologicznymi, które utrudniają pozyskanie i wykorzystanie danych w obrębie firmy. Można je pokonać dzięki zautomatyzowaniu przynajmniej części procesów związanych z gromadzeniem, integracją i dystrybucją danych wewnątrz organizacji.

Bardzo ważnym elementem strategii wdrożeniowej powinno być założenie, że systemy analityczne nie mogą utrudniać życia użytkownikom, a więc muszą być tak proste i intuicyjne, jak to tylko możliwe. Wszelkie zawiłości związane z pozyskiwaniem i przetwarzaniem danych powinny być ukryte przed pracownikami korzystającymi z systemów w ograniczonym zakresie. W przeciwnym razie mogą oni omijać system, realizując analizy za pomocą różnych narzędzi dopasowanych do indywidualnych preferencji. Niestety, korzystanie z tego typu systemów, przede wszystkim MS Excel, ogranicza możliwości utrzymania spójności danych, a więc także porównywalności analiz bądź integracji raportów pochodzących z różnych źródeł.

Wskazówka

Wprowadzenie w firmie rozwiązań Big Data jest zawsze obarczone pewnym ryzykiem – tym wyższym, im mniej doświadczeń w zakresie analizy danych ma organizacja zainteresowana wykorzystaniem nowych narzędzi. Dlatego też firmy nie powinny spieszyć się z wdrażaniem tego typu platform i dobrze uzasadnić biznesowo ich implementację. Jedną z największych pomyłek jest zbyt szybkie przystąpienie do realizacji wdrożenia bez precyzyjnego zdefiniowania, co firma próbuje osiągnąć. Zwrot z inwestycji nie będzie możliwy, jeśli nie zdefiniuje się celów biznesowych i nie określi, gdzie analityka danych ma największe uzasadnienie, a także nie przystosuje odpowiednio struktur organizacyjnych i procesów wewnętrznych firmy.