Chcesz pracować efektywnie? Wystrzegaj się pułapek oraz naucz się zarządzać sobą!

W poszukiwaniu efektywności warto sięgnąć do wielu źródeł opisujących wyzwania menedżerskie pod wieloma aspektami. Nieefektywność może być wynikiem problemów z dziedziny zarządzania, ale także wywodzić się z ludzkiej natury, którą opisują nauki psychologiczne.

Jakich pułapek się wystrzegać?

Zdaniem wybitnych autorów książek biznesowych, takich jak Stephen Covey (autor m.in. 7 nawyków skutecznego działania) czy Brian Tracy (Zarządzanie czasem), menedżerowie powinni wystrzegać się przynajmniej tych trzech typów zachowań:

1. Nadmierne ambicje

Częstym błędem popełnianym przez menedżerów jest branie na siebie wszystkich zadań, jakie pojawiają się w trakcie pracy, a w efekcie szybkie przemęczenie i brak widocznych rezultatów.

Tymczasem szereg badań pokazuje, że najlepszymi rezultatami wykazują się ci menedżerowie, których działania są ściśle powiązane z celami osobistymi, czy to krótko-, czy też długofalowymi.

2. Drobiazgowa kontrola

Chroniczny brak czasu na realizację własnych zadań menedżerskich jest często wynikiem przyjętego nakazowo-rozdzielczego modelu zarządzania.

Detaliczna kontrola pracy pracownika czy zespołu i działanie według sztywnych procedur zazwyczaj hamują ich kreatywność i produktywność, w ostateczności prowadząc do przejęcia realizacji przynajmniej części ich zadań przez menedżerów. W długim terminie prowadzi to wręcz do ubezwłasnowolnienia podwładnych, którzy każde, nawet detaliczne rozstrzygnięcie przerzucają na barki szefa.

3. Złodzieje czasu

Choć na działalność tzw. złodziei czasu, a więc wszelkich aktywności, które odwracają uwagę od realizowanych właśnie zadań, narażeni są praktycznie wszyscy pracownicy, to w przypadku menedżerów ten problem jest najbardziej niebezpieczny.

Oprócz typowych „rozpraszaczy”, takich jak przeglądanie stron internetowych,prowadzenie prywatnych rozmów, pisanie SMS-ów czy ciągłe sprawdzanie mediów społecznościowych, są oni bowiem narażeni na rozproszenie przez szereg obowiązków, które przynajmniej pozornie są ściśle związane z pełnioną przez nich funkcją.

Dyskusje na temat nowych projektów, analiza nowych pomysłów marketingowych czy lektura raportów z wynikami sprzedaży – to wszystko czynności niezbędne do skrupulatnego wypełniania obowiązków menedżerskich. Problem w tym, że większość z tych działań przynosi co najwyżej ograniczoną wartość dla menedżera i organizacji.

Jak zarządzać sobą?

Powyższe przestrogi odnoszą się do działań w konkretnych sytuacjach zawodowych. W poszukiwaniu efektywności warto sięgnąć głębiej, wykorzystując spostrzeżenia Petera F. Druckera na temat zarządzania samym sobą. Drucker przekonuje, że rozpoznanie swoich mocnych stron jest niezbędne do osiągania najlepszych wyników. Przypomnijmy pytania, które warto sobie zadać:

• Co jest moim atutem?
• W jaki sposób najlepiej pracuję?
• Jaki jest mój system wartości?
• Gdzie jest moje miejsce?
• Jaki powinien być mój wkład?

Odpowiedzi stworzą obraz nas samych, naszych mocnych stron. Drucker dowodzi, że trzeba pracować nad ich rozwojem i nie zmieniać ich. Nie będziemy osiągać dobrych wyników, podejmując pracę, w której nie wykorzystamy swoich mocnych stron. Takich przedsięwzięć lepiej zaniechać – radzi Drucker. Lepiej wybierać firmy i organizacje, którym możemy dać maksimum naszych możliwości.

Aby zobrazować wspomniane na początku nadmierne ambicje jako jedną z pułapek i podejście hamujące efektywną pracę, można ponownie zacytować Druckera:

Udane kariery zawodowe nie są zaplanowane w szczegółach. Zdarzają się tym, którzy – znając swoje mocne strony, mając określone metody pracy i system wartości – potrafią dobrze wykorzystać każdą szansę.

Jeżeli jesteśmy dobrze dopasowani, motywacja do pracy nie powinna zaprzątać nam głowy. Jeżeli przyjdzie nam pracować z osobami, które trzymają się swoich mocnych stron – motywacja wychodzi na pierwszy plan.

Ponownie odwołując się do klasyka zarządzania – Fredericka Herzberga – przypomnijmy zasady, które opracował. Praca powinna być ciekawa i pełna wyzwań, bo wtedy daje możliwości rozwoju i osiągnięć. Jeżeli nie spełnia tych oczekiwań, może pojawić się demotywacja i brak satysfakcji, za którą pójdzie spadek efektywności. Co możesz zrobić jako menedżer? Przyjrzeć się uważnie, czy zadania do wykonania wykorzystują umiejętności twoich pracowników i dadzą im, określoną przez Herzberga, satysfakcję. Jeżeli tak – wykorzystaj ich możliwości i kompetencje. Jeżeli jest inaczej – Herzberg radzi dokonanie zmian personalnych i poszukanie rozwiązań technicznych lub technologicznych, które te zadania po prostu zautomatyzują.

Data publikacji: 16.08.2016