Moja informatyka mnie ogranicza, czyli co zrobić w momencie dynamicznego rozwoju firmy?

Jak nie dopuścić do sytuacji, w której IT zamiast stymulować wzrost przedsiębiorstwa, ogranicza go? Warto poznać przyczyny i zastosować środki zaradcze.

Każde przedsiębiorstwo stanie kiedyś przed koniecznością uporządkowania bądź zmiany struktur, czy też dostosowania procesów biznesowych do nowych warunków. To obarczony sporym ryzykiem proces, który autor jednego z bestsellerów biznesowych „No Man’s Land” Doug Tatum, określił mianem poruszania się po „ziemi niczyjej”.

Ryzyko związane ze zbyt dynamicznym rozwojem ma różne podłoża, np.: brak kompetencji kadry menedżerskiej, opór pracowników przyzwyczajonych do nieformalnych metod wykonywania obowiązków, konieczność pokonania barier wynikających z przeciążenia infrastruktury IT, czy wreszcie rosnąca nieefektywności działu odpowiedzialnego za rozwój systemów informatycznych.

W skrajnych przypadkach niekorzystne następstwa dynamicznego wzrostu i związane z tym ograniczenia infrastruktury IT mogą doprowadzić do jego wyhamowania lub wręcz załamania.

Jakie ograniczenia może napotkać Twoja firma?

1. Ograniczenia infrastrukturalne i technologiczne

Przez lata podstawowym źródłem ograniczeń była niska wydajność rozwiązań IT.

Rozwiązanie:

wymiana kluczowych rozwiązań i równoczesne przekazanie wsparcia aplikacji firmie outsourcingowej,
wirtualizacja lub całkowitą migracja systemów na platformę cloud computing.

Na wymianę kluczowego systemu zdecydowała się przed laty jeden z producentów i sprzedawców odzieży. Ogromna dynamika wzrostu sieci sprzedaży sprawiła, że wybrano rozwiązanie z najwyższej półki, niedostępne wówczas w Europie Środkowo-Wschodniej. Ryzyko opłaciło się i przez kolejne kilka lat firma nie miała problemów z technologicznymi ograniczeniami swojego biznesu.

Dziś firmy mające do czynienia z podobnym problemem mają do wyboru kilka rozwiązań. Mogą zdecydować się na wymianę kluczowych rozwiązań, przekazując równocześnie wsparcie aplikacji firmie outsourcingowej. Ale mogą także zdecydować się na wirtualizację lub całkowitą migrację rozwiązania na platformę cloud computing. Działania takie oprócz szeregu zalet kosztowych ma także tą korzystną cechę, że praktycznie rozwiązuje kwestie ograniczonej wydajności sprzętu, czy oprogramowania.

2. Nieefektywność procesów IT

Ważnym źródłem ograniczeń, może być brak sformalizowanych reguł i procesów współpracy pomiędzy IT i biznesem. W miarę wzrostu liczby pracowników i rozszerzania skali prowadzonego biznesu wykładniczo rośnie liczba problemów związanych chociażby z awariami sprzętu i oprogramowania, czy koniecznością coraz szybszego wdrażania nowych funkcji.

Rozwiązanie:

samodzielne wdrożenie tzw. usługowego modelu realizacji procesów IT, opartego np. na metodyce ITIL (IT Infrastructure Library),
współpraca z firmami zewnętrznymi, działającymi w oparciu o zbiór IT Infrastructure Library.

Metodyka ITIL (IT Infrastructure Library) zakłada regulację sposobu funkcjonowania działu informatyki lub jego części w oparciu o zestaw precyzyjnych mierników efektywności, opisujących językiem ekonomii skutki wszystkich działań podejmowanych przez IT.

3. Brak integracji pomiędzy planami firmy i strategią IT

Ostatnim istotnym powodem ograniczeń jest brak integracji pomiędzy strategią i planami operacyjnymi firmy a modelem funkcjonowania działu informatyki.

Rozwiązanie:

analiza metod działania całej firmy, pozwalająca na wyeliminowanie dublujących się zasobów i procesów,
wprowadzenie spójnego modelu regulującego współpracę IT z resztą organizacji,
ustanowienie nowych, klarownych reguł, opisujących relacje pomiędzy biznesem i IT.

Z takim problemem borykała się jedna z polskich firm. Ustawicznie trwająca restrukturyzacja powodowała, że wewnętrzny dział informatyki nie był w stanie efektywnie planować swojej pracy, a także terminowo usuwać awarii. W ramach restrukturyzacji działu informatyki zidentyfikowano kilka głównych celów strategicznych. Wśród nich znalazło się zadanie polegające na zapewnieniu przez informatykę oczekiwanego wsparcia w realizacji procesów biznesowych oraz wypracowanie klarownych reguł, opisujących relacje pomiędzy biznesem i IT.

Pamiętaj

Okres dynamicznego rozwoju firmy to trudny moment dla wewnętrznych działów informatyki. Zwykle w tym okresie IT ma tendencje do skupiania się na organizacji pracy samego działu informatyki. To łatwy do uzasadnienia błąd. Transformacja firmy lub działu to okres, w którym zapotrzebowanie na dodatkową wiedzę jest największe. Dlatego właśnie w tym momencie warto, okresowo lub docelowo, zwrócić się o pomoc do dostawców usług IT, którzy dzięki swoim kompetencjom mogą pomóc w bezbolesnym przejściu przez proces zmian.