2-5 minut

Tajniki efektywnej analizy danych

Zdaniem Thomasa Davenporta, światowego autorytetu analizy danych, wszystkie firmy, które odnoszą sukcesy rynkowe dzięki narzędziom business intelligence i Big Data, mają wspólną cechę. Jest to analityczne podejście do rozwiązywania problemów i zarządzanie analityką obejmujące całe przedsiębiorstwo. Oznacza to przede wszystkim zapewnienie szerokiej dostępności danych i analiz, skuteczne zarządzanie nimi, a także umożliwienie współpracy przy analizie danych możliwie szerokiemu gronu pracowników.

Realizacja tych celów wymaga doskonałości technologicznej, a więc wdrożenia platform wspomagających współpracę pomiędzy rozproszonymi geograficznie i organizacyjnie specjalistami. Ponadto, doskonałych kompetencji komunikacyjnych po stronie zespołów odpowiedzialnych za analizę. Wielką rolę do odegrania mają tu zarówno menedżerowie kształtujący kulturę organizacyjną firmy, jak i specjaliści IT wdrażający systemy do wymiany informacji pomiędzy pracownikami.

Poniżej prezentujemy kilka podstawowych sposobów na usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy w procesie analizy danych:

1. Wprowadź standardy wymiany informacji

Im bardziej ustrukturyzowane są dane, tym łatwiejsze jest wyciąganie wniosków na ich podstawie. Dlatego fundamentem każdego usprawniania rozwiązań analitycznych powinna być standaryzacja formatów, a także sposobów prezentacji. Im bardziej spójnymi informacjami będzie dysponować firma, tym łatwiej zintegruje te zbiory z danymi z otoczenia, z definicji nieustrukturyzowanymi i nieuporządkowanymi.

Standaryzacja może dotyczyć zarówno technologii, jak i sposobu definiowania znaczenia informacji (metadane, dane referencyjne). Wdrożenie jednolitych formatów w tym zakresie pozwala na znacznie lepsze i powszechniejsze zrozumienie dostępnych danych, bardziej skuteczne ich wykorzystanie przez różne grupy użytkowników, a także zmniejszenie liczby błędów i nieporozumień. Standaryzacja i uporządkowanie źródeł danych to proces, który na pewnym etapie rozwoju przechodzą niemal wszyscy użytkownicy rozwiązań analitycznych – od wielkich firm o zróżnicowanym biznesie, po mniejsze przedsiębiorstwa, zainteresowane lepszym zrozumieniem procesów zachodzących wewnątrz firmy i w jej otoczeniu.

2. Promuj rzetelność

Każda decyzja jest tylko tak dobra, jak informacje, na podstawie których została podjęta. Dlatego chcąc poprawić jakość analiz i decyzji biznesowych, warto wprowadzić w firmie wewnętrzne metody gratyfikacji dla osób, które promują takie cechy, jak: dyscyplina w korzystaniu ze źródeł, stałe weryfikowanie hipotez czy umiejętność zespołowej pracy nad analizami. Bez tych cech każda firma będzie skazana na decyzje podejmowane dzięki przeczuciom menedżerów lub ich współpracowników (jak wynika z badań „Guts and Gigabytes”, Economist Intelligence Unit dla PWC, 2014: 30% światowych menedżerów podejmuje decyzje, opierając się na intuicji, a kolejne 28% słucha opinii współpracowników).

3. Postaw na wizualizację

Od dawna wiadomo, że „jeden obraz przemawia bardziej niż tysiąc słów”. Zmiany zachodzące w otoczeniu biznesowym pod wpływem nowoczesnych technologii i wpływające na sposób percepcji informacji czynią tę prawdę bardziej aktualną niż kiedykolwiek.

Chcąc maksymalnie poszerzyć grono osób zaangażowanych w wymianę i analizę informacji, trzeba zrobić wszystko, żeby była ona jednoznaczna i czytelna. Cele te najłatwiej osiągnąć, wprowadzając ogólnie obowiązujący standard i narzędzia do wizualizacji danych.

W największych światowych korporacjach, takich jak General Electric, Procter&Gamble, wszyscy pracownicy mają do dyspozycji tę samą platformę do tworzenia wizualizacji (prezentacji, ilustracji wykorzystywanych w reklamie) z predefiniowanymi szablonami, które łatwo można dostosować do różnych potrzeb komunikacyjnych (źródło: Thomas H. Davenport, „Jak zarządzać danymi w firmie: analityka 3.0”).

4. Szukaj nowych źródeł wartościowych danych

Nowoczesne narzędzia Big Data stwarzają unikalną możliwość szybkiej integracji danych pochodzących z różnych źródeł – zarówno ustrukturyzowanych, jak i nieustrukturyzowanych. Im bardziej zróżnicowane są źródła, tym większa może być potencjalna wartość informacji pozyskanych dzięki integracji tych danych. Dlatego też liderzy w wykorzystaniu nowych technologii analitycznych przykładają dużą wagę do stałego poszerzania liczby źródeł danych zasilających wewnętrzne systemy.

Doskonałym przykładem jest polski producent ekskluzywnych ubrań Vistula Group (źródło:http://www.businessintelligence.pl/pl/a/Vistula-Group, 26.06.2015). Firma na bieżąco przetwarza w swoich systemach informacje na temat geografii sprzedaży, marż, rabatów czy komentarzy wprowadzanych przez pracowników. Odpowiednio zinterpretowane zachowania klientów stają się, dzięki narzędziom IT, źródłem informacji, które można później wykorzystać w planowaniu dalszych działań firmy, np. marketingowych i sprzedażowych. Dzięki integracji różnych źródeł danych firma niemal w czasie rzeczywistym wie, jakie wzory czy kolory cieszą się największym zainteresowaniem, i może na bieżąco podejmować decyzje o asortymencie dostępnym w sieci sklepów.

5. Stale usprawniaj infrastrukturę IT

Elastyczna architektura teleinformatyczna jest jednym z kluczowych czynników warunkujących efektywność wykorzystania rozwiązań analitycznych w firmie. Musi zapewniać użytkownikom wiarygodne, rzetelne i dokładne informacje pomocne w podejmowaniu trafnych decyzji.Można to osiągnąć dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów pracowniczych zapewniających bezpośredni, natychmiastowy dostęp do danych.

Stworzenie i zabezpieczenie takiej platformy jest zadaniem czasochłonnym i wymagającym wsparcia wyspecjalizowanych partnerów, gwarantujących niezawodność wszystkich elementów infrastruktury. Proces taki trwa latami (w przypadku Amazon.com– ponad dekadę). Wymaga nie tylko zaprojektowania odpowiedniej architektury (a więc efektywnego połączenia między różnymi systemami i rozwiązaniami sprzętowymi), ale także integracji aplikacji o różnej strukturze i logice działania oraz stałego dostosowywania wdrożonych narzędzi do zmian w strategii firm.

Pamiętaj

Efektywne wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań analitycznych może być źródłem dużych oszczędności, a także przyczynić się do wykreowania wielu nowych źródeł przewagi konkurencyjnej. Aby tak się stało, firma stosująca tego typu rozwiązania musi być przygotowana zarówno od strony procesowej i organizacyjnej, jak i technologicznej.