Wyzwanie: transformacja IT w rozproszonych organizacjach. Czy wiesz, jak jej sprostać?

Im bardziej dynamicznie i w niekontrolowany sposób rozwija się przedsiębiorstwo, tym szybciej jego zarząd stanie przed koniecznością integracji wewnętrznych struktur.

Proces integracji stanowi bardzo poważne wyzwanie dla osób odpowiedzialnych za rozwój i utrzymanie rozwiązań IT w firmie. Muszą one dopasować model funkcjonowania działu informatyki i jego strukturę do nowych priorytetów całej firmy. O tym, jak bardzo skomplikowany jest to proces, można przekonać się, śledząc transformację organizacyjną i integrację procesów oraz struktur IT w jednej z dużych europejskich grup kapitałowych.

Grupa powstała w wyniku połączenia kilkudziesięciu różnych podmiotów. Zespoły i działy docierały się przez kilka lat. W końcu zarząd grupy podjął decyzję o zmianie struktury organizacyjnej. Jednym z kluczowych elementów spajających nową strukturę miało być wspólne centrum IT. Komórka ta miała świadczyć usługi wsparcia i rozwoju dla wszystkich spółek grupy. W praktyce oznaczało to:

wdrożenie zupełnie nowego modelu zarządzania IT i jego nowej struktury,
wprowadzenie jednolitych metod rozliczeń wewnętrznych i zarządzania projektami informatycznymi.

A wszystko to w trakcie trwającego równolegle procesu transformacji całej grupy.

Efektem kilkuletniego (!) procesu przebudowy struktur było powstanie organizacji IT skutecznie realizującej zarówno powtarzalne procesy wsparcia, jak i innowacyjne projekty informatyczne. Były to przedsięwzięcia pionierskie w Europie. Co więcej, realizowane na rzecz wszystkich spółek grupy, zróżnicowanych zarówno pod względem charakteru działalności, jak i lokalizacji geograficznej.

Jak skutecznie przeprowadzić integrację oraz informatyzację nowej struktury? Oto trzy podstawowe sposoby:

1. Znajdź sojuszników na wysokich szczeblach

Każdy proces transformacji powoduje opór ze strony pracowników. Jest szczególnie trudny do zniwelowania w organizacjach, które są rozproszone strukturalnie lub geograficznie. W pokonaniu go może pomóc odwołanie się do najważniejszych autorytetów w firmie. Dysponują one władzą umożliwiającą podporządkowanie się strategii. W przypadku przywołanej grupy kapitałowej, menedżer ds. informatyki zaprosił do komitetu nadzorującego przebudowę IT szefów najważniejszych spółek grupy.

2. Stwórz nowy model działania IT

Jedną z przyczyn niepowodzeń wszystkich ambitnych przedsięwzięć biznesowych lub organizacyjnych jest uleganie pokusie powrotu do sprawdzonych metod działania. Można temu zapobiec tylko w jeden sposób – wprowadzając zupełnie nowy model funkcjonowania IT. Dokładnie tak postąpił menedżer odpowiedzialny za integrację IT i informatyzację firmy. Wprowadził zupełnie nowy podział kompetencyjny wśród specjalistów IT. Część z nich trafiła do zespołów odpowiedzialnych za strategię i koordynację działań długoterminowych, a część została oddelegowana do zadań operacyjnych. W ramach transformacji w organizacji IT wdrożono nowy ład procesów, a także procedury budowania katalogu usług IT i realizacji procesów wsparcia dla spółek grupy.

3. Uważnie zaplanuj proces zmiany

Skuteczne prowadzenie zmian wymaga czasu. Dlatego też transformacja, integracja i późniejsza informatyzacja rozproszonych organizacji powinna być mocno rozłożona w czasie. Harmonogram programu zmian w organizacji IT we wspomnianej grupie został zaplanowany na ponad 3 lata. I szybko okazało się, że to wcale nie za dużo czasu. W ciągu tych kilkudziesięciu miesięcy udało się wprowadzić w świeżo zbudowanym centrum IT nowe zasady realizacji podstawowych procesów IT, a także zmienić kulturę organizacyjną nowego podmiotu. Informatycy grupy zaczęli patrzeć na swoją pracę przede wszystkim przez pryzmat efektów biznesowych podejmowanych przez nich działań. Skuteczne przeprowadzenie takiej rewolucji w myśleniu było prawdopodobnie najbardziej czasochłonnym elementem całego programu transformacji i wymagało wielomiesięcznych szkoleń oraz sesji z trenerami biznesu.

Wskazówka

Każda duża zmiana w organizacji wymaga ogromnych zasobów i jeszcze więcej czasu. Najważniejszym czynnikiem sukcesu przedsięwzięć tego typu jest jednak determinacja i odwaga wszystkich menedżerów zaangażowanych w proces. Odwaga, która nie przeradza się w brawurę, ale jest oparta na kalkulacji ryzyka i szacunkach dotyczących budżetu i harmonogramu planowanych działań.