Biuro 3.0: cztery zasady działania firmy w nowym informacyjnym świecie

Nowe technologie, globalizacja, a także przemiany społeczne zmieniły całkowicie rozumienie pracy, jej charakter, a także sposób realizacji codziennych obowiązków. W największym stopniu przyczynił się do tego wzrost liczby użytkowników internetu.

Według raportu „We are social media” na świecie jest już 3,01 mld osób korzystających z internetu. To stanowi ponad 42% wszystkich ludzi na Ziemi. W 2014 roku internet dotarł do 525 mln nowych osób. W Polsce mamy 25,7 mln aktywnych użytkowników internetu. Korzysta z niego 730 tys. ludzi więcej w porównaniu z ubiegłym rokiem (źródło: „We are social media” IAB, 2015).

Odbywająca się na naszych oczach transformacja zmieniła całkowicie sposób organizacji pracy, a także jej charakter oraz specyfikę miejsc jej wykonywania. Jeszcze 25 lat temu większość pracowników firm z sektora high-tech, który zawsze wiódł prym we wdrażaniu wszelkich nowinek, przychodziła do biura na 9.00 i wychodziła z niego po 8–10 godzinach pracy. Dziś w największych koncernach teleinformatycznych, np. w IBM¹, prawie 50% zleceniobiorców i pracowników wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Taki model niesie wiele korzyści, w szczególności dla dużych, rozproszonych organizacji: niższe koszty podróży służbowych, elastyczny czas pracy, który podnosi atrakcyjność pracodawcy, dostęp do specjalistów o rzadkich kompetencjach.

Współczesny świat oswoił się z faktem, że obowiązki można wykonywać zdalnie, nie pojawiając się w biurze tygodniami. Gorącym zwolennikiem pracy zdalnej wśród światowych autorytetów biznesowych jest m.in. Richard Branson, twórca Virgin Group. Uważa on, że telepraca nigdy nie była łatwiejsza i bardziej efektywna. Wymaga tylko właściwego zarządzania oraz narzędzi wspierających komunikację i współpracę. Dlatego skrytykował decyzję Marissy Mayer, szefowej Yahoo, która w 2013 roku zakazała swoim pracownikom pracy zdalnej.

Mayer pół roku po objęciu rządów w firmie zdecydowała się na tak radykalny krok, uznając, że tylko obecność na miejscu i interakcja z innymi pracownikami sprzyja powstawaniu innowacyjnych pomysłów, opracowywaniu kolejnych produktów i usług. W taki sposób powstała mobilna aplikacja Yahoo Weather, która w ciągu czterech dni osiągnęła cel założony na cały kwartał. Zmieniając zasady pracy, Marissa Mayer chciała więcej takich projektów, ponieważ Yahoo od dłuższego czasu poszukiwało sposobu na stabilizację biznesu i większy wzrost przychodów. Krok dyrektor generalnej Yahoo był bardziej wyjątkiem od reguły niż zwiastunem głębszego kryzysu zaufania do pracy zdalnej.

Odpowiednia organizacja oraz technologia może pomóc w dostosowaniu środowiska pracy do nowych warunków funkcjonowania. Poniżej prezentujemy podstawowe zasady, które pomogą Twojej firmie w lepszym funkcjonowaniu w nowym, informacyjnym świecie.

1. Szukaj korzyści we współpracy z innymi firmami

Wszyscy menedżerowie doskonale znają takie terminy, jak hiperspecjalizacja, ekosystem i łańcuch wartości. Równocześnie jednak wciąż niewielu z nich zdaje sobie sprawę z konsekwencji, jakie niosą dla organizacji. A te są bardzo znaczące. Podmioty, które będą w stanie efektywnie budować swój potencjał w oparciu o zasoby zewnętrzne, uzyskają długotrwałą przewagę konkurencyjną nad otoczeniem.

Klasycznym przykładem takiej współpracy jest koncern Nike. Przekazał on firmom zewnętrznym cały proces produkcji, dystrybucji i sprzedaży towarów, a nawet sporą część marketingu (opracowanie materiałów graficznych, planowanie kampanii na rynkach lokalnych). Dzięki temu pracownicy koncernu mogli skupić się na funkcjach strategicznych, a więc planowaniu dalszych działań, w tym także związanych z budowaniem marki, której wartość „Forbes” oszacował w 2014 roku na 19 mld USD. Roczne przychody firmy za ostatni rok obrachunkowy sięgnęły 27,8 mld USD. W ciągu dwóch lat Nike planuje zwiększyć je do 36 mld USD. Wyniki są dowodem na skuteczność obranej strategii.

2. Otwórz organizację na zewnętrznych specjalistów

Stare powiedzenie menedżerów HR mówi: „Pamiętaj, że większość najlepszych specjalistów nie pracuje dla ciebie”. Rosnąca specjalizacja pracy opartej na wiedzy sprawia, że firmy potrzebują coraz mniej ludzi o generalnych kompetencjach, a coraz więcej specjalistów doskonale orientujących się w wąskiej dziedzinie. Zidentyfikowanie takich fachowców było jeszcze niedawno bardzo trudne. Nowe technologie i rozwiązania, takie jak choćby sieci społecznościowe, specjalizacja oraz globalizacja spowodowały jednak dramatyczny spadek kosztów transakcyjnych związanych z poszukiwaniem specjalistów, zlecaniem i realizacją poszczególnych zadań. Warto skorzystać z tych możliwości.

Umiejętna integracja działań ludzi o wąskiej specjalizacji, funkcjonujących jako niezależni pracownicy, to niełatwe zadanie. Wymaga opanowania do perfekcji zarządzania projektami i dzielenia ich na niewielkie integralne cząstki, a także skutecznej komunikacji. W ten sposób działają największe światowe koncerny informatyczne, a także coraz więcej firm reprezentujących „tradycyjną gospodarkę”. W taki sposób przygotowywany był projekt Boeinga 787 „Dreamliner”². Realizowało go kilkanaście tysięcy specjalistów, zatrudnionych w ponad 400 firmach, wykonujących usługi na rzecz Boeinga, a także setki pracowników kontraktowych, dopracowujących m.in. design samolotu.

3. Zbuduj elastyczne miejsce pracy

Im bardziej rozbudowane, zróżnicowane i rozproszone geograficznie są zespoły, tym bardziej elastyczne muszą być zasady współpracy ich członków, a także przestrzeń, w której działają. Oznacza to przede wszystkim wprowadzenie udogodnień umożliwiających telepracę, np. dla pracowników zdalnych – odpowiedniego sprzętu i oprogramowania. Dla pracowników w biurze – dogodnych miejsc do udziału w wideokonferencjach, elastyczne kształtowanie czasu służbowego, dopuszczającego pracę poza schematem 9.00–17.00. Ale również dostosowania systemu motywacyjnego obowiązującego w firmie do nowych wymogów współdziałania, czyli zorientowanego na wyniki zamiast liczbę przepracowanych godzin. Ale nie tylko!

Od kilku już lat można na świecie obserwować trend polegający na coraz bardziej wyszukanym projektowaniu przestrzeni biurowej tak, aby sprzyjała ona lepszej współpracy między pracownikami. Osobiste gabinety zaczynają ustępować open space’om, powstają miejsca sprzyjające integracji podczas wspólnych posiłków, rozmów, a nawet w czasie rozrywki. Z kolei bezprzewodowy dostęp do sieci firmowej pozwala na niemal dowolne wykorzystanie do pracy całej przestrzeni udostępnionej pracownikom.

4. Zainwestuj w stabilne i intuicyjne technologie

Nie ma telepracy ani efektywnej komunikacji bez odpowiednich narzędzi informacyjnych. Przykładem jest Unified Communication, rozwiązanie, które umożliwia połączenie w ramach jednego stanowiska pracy kilka zastosowań telekomunikacyjnych (transmisji głosu, obrazu i danych, funkcji umożliwiających współdzielenie pulpitów, a nawet platformę do zdalnej współpracy) i swobodne łączenie użytkowników systemu pomiędzy sobą.

Zaletą tego typu rozwiązań, dostępnych także w modelu outsourcingu, jest całkowite dopasowanie zakresu i skali komunikacji do potrzeb jej użytkowników. W ten sposób, w zależności od potrzeb, firmy mogą elastycznie łączyć ze sobą w grupy robocze tylu pracowników, ilu dany projekt wymaga, nie martwiąc się przy tym ograniczeniami ilościowymi. Wszystkim jednak zapewniając unikalne poczucie współuczestnictwa w kontakcie z innymi współpracownikami.

Pamiętaj

Im szybciej zmienia się środowisko, w którym pracujemy, tym większego znaczenia nabierają technologie informatyczne umożliwiające nie tylko efektywną pracę samodzielną, ale także współdziałanie w rozległych i zróżnicowanych wewnętrznie zespołach. Koszty wdrożenia tego typu rozwiązań (np. systemów pracy grupowej) spadają na tyle dynamicznie, że głównym wyzwaniem stojącym przed osobami planującymi rozwój technologii w firmach pozostaje odpowiedni ich dobór.

¹http://www.bloomberg.com/bw/stories/2007-02-12/working-from-home-its-in-the-detailsbusinessweek-business-news-stock-market-and-financial-advice (dostęp 17.06.2015)
http://www.ibm.com/ibm/environment/climate/commuting.shtml (dostęp 17.06.2015)
http://allthingsd.com/20130225/survey-says-despite-yahoo-ban-most-tech-companies-support-work-from-home-for-employees/ (dostęp 17.06.2015)

²http://www.reuters.com/article/2011/01/20/us-boeing-dreamliner-idUSTRE70J2UX20110120 (dostęp 17.06.2015)
https://en.wikipedia.org/wiki/Boeing_787_Dreamliner#Manufacturing_and_suppliers (dostep 17.06.2015)
http://money.cnn.com/2013/01/18/news/companies/boeing-dreamliner-parts/ (dostęp 17.06.2015)