3-6 minut

Odkryj potencjał zdalnej pracy

Firmy w Polsce w ograniczonym stopniu decydują się na zatrudnienie pracowników w trybie zdalnym lub stwarzają warunki do jej wykonywania. Na taki model współpracy decydują się przede wszystkim firmy z branży finansowej, księgowości i sektora nowoczesnych technologii.

Na świecie co najmniej od lat 70. XX wieku telepraca jest doskonałym rozwiązaniem wielu problemów ekonomicznych i organizacyjnych. Ułatwia firmom znalezienie wykwalifikowanych pracowników i pozwala na obniżenie kosztów utrzymania biur. Z kolei z perspektywy pracowników pozwala ograniczyć czas i koszty przeznaczane na dojazdy do pracy, a także zapewnia elastyczność w realizacji obowiązków służbowych. Telepraca stała się dla wielu ludzi rzeczywistością, dzięki której pokonują tradycyjne bariery: odległości i czasu, grupowo pracując nad realizacją, często bardzo złożonych, zadań.

Czterdzieści lat po stworzeniu pierwszych miejsc dla pracowników zdalnych eksperci mówią już o kolejnych falach pracy zdalnej. Wirtualni pracownicy zostali wyposażeni nie tylko w dostęp do nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych, ale zyskali także możliwość zdalnego uczestnictwa w aktywnościach firmy, takich jak zebrania, szkolenia oraz targi.

Każdy pracujący ma zdalny dostęp do wszystkich firmowych aplikacji, danych i serwerów z każdego miejsca i przy użyciu dowolnego urządzenia. Jest to możliwe m.in. dzięki wykorzystaniu technologii wirtualizacyjnych, integracji aplikacji i platformom mobilnym.

Poniżej prezentujemy podstawowe kategorie rozwiązań technologicznych pozwalające na efektywne wykorzystanie potencjału telepracy i budowę prawdziwego wirtualnego biura.

1. Zdalne spotkania (WIDEOKONFERENCJA)

Jeżeli biura twojej firmy są rozproszone po całym kraju, wideokonferencje pozwalają oszczędzić czas i pieniądze, które pochłaniają podróże służbowe. Im większa organizacja, tym większe oszczędności. Wideokonferencje umożliwiają także większą elastyczność w planowaniu spotkań, co przekłada się na większą wydajność pracowników.

Dzięki rozwiązaniom wideokonferencyjnym pracownicy zdalni mogą zobaczyć członków swojego zespołu lub przełożonych, których znają tylko z rozmów telefonicznych bądź korespondencji mailowej. Kontakt wzrokowy to ważny element komunikacji międzyludzkiej. Wpływa pozytywnie na integrację pracowników, jeżeli osobiste spotkania nie są możliwe na co dzień. W przypadku rozbudowanego wariantu wideokonferencji jakość usługi jest na tyle wysoka, że sprawdzi się nie tylko w codziennej pracy zespołów projektowych, ale może być z powodzeniem wykorzystywana do szkoleń i negocjacji, a więc w sytuacjach, w których ogromną rolę odgrywa komunikacja niewerbalna i bezpieczeństwo informacji.

2. System zintegrowanej komunikacji

Jeżeli twoja firma poszukuje sposobu na optymalizację czasu pracy pracowników, obniżenie lub wyeliminowanie kosztów podróży, przyspieszenie realizacji projektów, podniesienie sprawności operacyjnej i zwiększenie konkurencyjności – powinna rozważyć wdrożenie platformy Unified Communications.

Dzięki niej pracownicy mogą porozumiewać się na wiele sposobów w zależności od sytuacji – w biurze, u klienta, w podróży, korzystając z telefonu, tabletu lub komputera. Do wyboru jest wiele kanałów komunikacji, począwszy od poczty e-mail, przez chat, po połączenia wideo. Jak podaje Forrester Consulting, wykorzystanie UC do 40% obniża koszty wyjazdów służbowych i szkoleń. Dzięki określaniu statusu dostępności pracownicy nie tracą czasu na próby kontaktu z osobami, które oznaczyły się jako zajęte lub niedostępne.

Systemy Unified Communications, łącząc telefonię i informatykę, dostarczają na przykład do skrzynki mailowej wiadomość nagraną na poczcie głosowej. Oznacza to, że każda próba kontaktu albo informacja od pracownika lub klienta zostaje przez system zapamiętana i jest łatwo dostępna w archiwum wiadomości.

Według Forrester Consulting, dzięki UC rozwiązywanie problemów klientów można przyspieszyć aż o jedną piątą. Dodatkowo możliwość współdzielenia pulpitu zdecydowanie ułatwia pracę wielu osób nad jednym dokumentem – ofertą, umową, raportem. Czas realizacji projektów skraca się nawet o 10% (Forrester Consulting). Wszystkie funkcje UC są dostępne w dobrze znanym interfejsie popularnych aplikacji biurowych.

Poza oszczędnością czasu i zwiększeniem efektywności pracowników, UC optymalizuje także koszty telekomunikacyjne – do obsługi większości komunikacji wykorzystywane jest łącze internetowe. Eksperci Forrester Consulting szacują, że redukcja kosztów systemów komunikacyjnych sięga 50%, a kosztów połączeń telefonicznych – 40%. Wybór Unified Communications w modelu usługi z chmury nie wymaga własnych inwestycji w sprzęt i oprogramowanie.

3. Centrum danych i chmura

Te elementy infrastruktury IT zapewniają twojej firmie: bezpieczeństwo danych, szybkość i ciągłość działania, również w przypadku awarii. Centrum danych jest najważniejszym elementem zwirtualizowanego miejsca pracy. To właśnie tu, w odpowiednio klimatyzowanych i zabezpieczonych pomieszczeniach, przechowywane są serwery z pocztą elektroniczną i najważniejszymi aplikacjami firmowymi. Dzięki pracy centrum danych użytkownicy korporacyjni otrzymują dostęp do najważniejszych systemów firmowych.

Wszystkie usługi dostarczane za pośrednictwem internetu są dodatkowo chronione za pomocą zaawansowanych rozwiązań zapewniających stały i bezpieczny dostęp do aplikacji. Stabilność, wydajność, szybkość działania – jeżeli o te parametry zadba dział IT lub dostawca, wówczas tryb pracy zdalnej może być traktowany jako pełnoprawny, godny zaufania i niegenerujący ryzyka dla płynności oraz terminowości wykonywania zadań. I dopiero wówczas wszystkie opisywane wyżej biznesowe korzyści rozwiązań telekomunikacyjnych zostaną osiągnięte.

Centrum lub centra danych – bo ze względu na ryzyko awarii lub pożaru większość tego typu ośrodków jest zdublowana – mogą być własnością firmy lub też należeć do dostawcy usług informatycznych, który w ramach szczegółowo zdefiniowanego kontraktu zajmuje się utrzymaniem i ochroną serwerów. Rozwiązania zainstalowane w centrum danych mogą być dostępne zarówno w tradycyjnym modelu na wydzielonych serwerach zainstalowanych lokalnie, jak i dostępne w postaci tzw. chmury.

Pamiętaj

Stworzenie elastycznego środowiska umożliwiającego pracę zdalną i budowa prawdziwie zwirtualizowanego miejsca pracy to zadania na lata. Warto w tym procesie skorzystać ze wsparcia największych firm IT i operatorów telekomunikacyjnych. Współpraca z tego typu dostawcami gwarantuje wysoki poziom dostępności do funkcji i systemów (nawet na poziomie 99,99% całkowitego czasu pracy infrastruktury). Pozwala także na elastyczne zwiększanie i zmniejszanie liczby wykorzystywanych zasobów, zgodnie ze strategią firmy i jej możliwościami finansowymi.