Informacyjne przeładowanie, czyli granice ludzkiej efektywności

Dzięki innowacjom technologicznym, takim jak internet, przetwarzanie w chmurze (cloud computing) oraz łączność komórkowa, ich użytkownicy zyskali możliwość dostępu do informacji z dowolnego miejsca na świecie. Nowe technologie pomogły w przyspieszeniu komunikacji, a także łatwiejszym gromadzeniu i przetwarzaniu informacji. Od co najmniej 20 lat naukowcy mówią jednak o tym, że nieograniczony dostęp do informacji przekształcił się w przesyt, zagrażający syndromem określanym przez psychologów mianem przeładowania informacyjnego (information overload).

Podstawowymi symptomami przeładowania są uczucie stałego przemęczenia, deficyt uwagi, zaburzenia pamięci. W skrajnych przypadkach zaś bóle oczu, szyi i dolnego odcinka kręgosłupa, a nawet zaburzenia rytmu pracy serca wywołane długotrwałym stresem. Chroniczne przeładowanie informacyjne prowadzi do wypalenia zawodowego i niesie ze sobą ryzyko problemów z myśleniem koncepcyjnym, kreatywnością oraz pogłębioną analizą.

Tymczasem typowy pracownik biurowy sprawdza dziś swoją skrzynkę mailową 50–100 razy dziennie! Wpływ tych działań na ich efektywność jest niebagatelny! Jak oszacowali naukowcy, jeden „alert” wywołany niespodziewanym telefonem lub mailem okresowo obniża IQ o mniej więcej 10 punktów procentowych (źródło: badania TNS Research i prof. Glenna Wilsona z King’s College na University of London, 2005).

O tym, że nie jest to problem jednostkowy i marginalny, świadczy jego skala. Według różnych badań na ustawiczne dolegliwości związane z przeładowaniem uskarża się 30–40% pracowników. Zważywszy na fakt, że wszelkie nieprzewidziane przerwy w pracy i próby powrotu do stanu koncentracji pochłaniają nawet do 30% czasu pracy pojedynczego pracownika, w samych tylko Stanach Zjednoczonych przekłada się to na straty rzędu 36 mld osobogodzin rocznie (źródło: badania firmy Basex, 2004, 2006) .

Walka z przeładowaniem informacyjnym zaczyna się przy biurku pracownika. To właśnie od jego dyscypliny, zdrowych nawyków i umiejętnego zarządzania czasem pracy zależy najwięcej. Zdaniem guru efektywności osobistej, takich jak David Allen, twórca metody Getting Things Done (GTD), oraz Tony Schwartz, założyciel spółki The Energy Project i propagator koncepcji „korporacyjnych sportowców”, najważniejszymi narzędziami walki z przeładowaniem informacyjnym pozostają: dobra struktura dnia pracy, zakładająca jego rozpoczęcie od realizacji najtrudniejszych zadań, podział złożonych działań na proste zadania możliwe do wykonania w kilku krokach, a także umiejętność osiągania powtarzalnego stanu głębokiego skupienia przedzielanego okresami totalnego relaksu.

Bardzo wiele w sprawie ochrony przed przeładowaniem informacyjnym może zrobić także pracodawca. Poniżej prezentujemy trzy podstawowe zasady, które mogą ci pomóc w walce z przeładowaniem informacyjnym.

1. Kontroluj wymagania nakładane na pracowników

U podstawy prawie wszystkich problemów związanych z przeładowaniem informacyjnym i wypaleniem zawodowym leżą nadmierne lub nierealistyczne wymagania pracodawców. Przynajmniej część tych problemów można rozwiązać poprzez wprowadzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej, elastycznego modelu pracy bądź oferty zajęć dodatkowych dla pracowników.

Wszystko zaczyna się jednak od wdrożenia wewnątrz firmy odpowiedniej polityki w zakresie komunikacji elektronicznej. W niektórych organizacjach definiuje ona szczegółowo sposób formułowania tematów i treści maili. Reguluje się także zakres korzystania z komunikatorów internetowych oraz serwisów do przesyłania krótkich wiadomości tekstowych i multimedialnych.

W innych organizacjach polityka w zakresie wymiany informacji drogą elektroniczną sprowadza się do kilku podstawowych zasad. Dla przykładu w Intelu¹ – pionierze w walce z przeładowaniem informacyjnym, który pierwsze normy dotyczące komunikacji elektronicznej wdrożył już w 1996 roku – personel kieruje się trzema podstawowymi zasadami. Pierwsza zakłada wprowadzenie co tydzień czterogodzinnego bloku „ciszy w eterze”, kiedy to pracownicy mogą spokojnie „odłączyć się” od urządzeń elektronicznych i poświęcić pracy koncepcyjnej. Druga reguła mówi o jednym dniu w tygodniu, kiedy pracownicy w miarę możliwości powinni komunikować się bez elektronicznych pośredników. Trzecia zaś zakłada, że na odpowiedź na maila wewnętrznego mają 24 godziny. Zdjęło to z nich presję na szybką reakcję na każde „elektroniczne wyzwanie” i równocześnie zmusiło ich do większej dyscypliny w komunikacji mailowej.

2. Stwórz przestrzeń przyjazną dla pracowników

Od dawna wiadomo, że biura można projektować w taki sposób, by osiągnąć konkretne rezultaty, takie jak wzrost produktywności, większą innowacyjność oraz lepszą komunikację. Walcząc z przeładowaniem i wypaleniem, warto zadbać przede wszystkim o odpowiednią liczbę przestrzeni wspólnych przeznaczonych na kontakty pomiędzy pracownikami, a także na samodzielną pracę lub aktywny relaks. „Nowe-stare” trendy w tej dziedzinie wyznacza ostatnio Facebook, którego nowa, otwarta w 2015 roku, kwatera główna (budynek o powierzchni 40 tys. m2) ma być w całości zaadaptowana na open space. Będzie w nim pracować nawet 3 tys. ludzi, do dyspozycji których przewidziano także kawiarnie, kluby fitness, a nawet wydzielony park sąsiadujący z budynkiem.

3. Stosuj przyjazne narzędzia pracy

Prawdziwe pole do popisu w walce z przeładowaniem informacyjnym mają projektanci odpowiedzialni za ergonomię systemów informatycznych. Im bowiem prostsza i bardziej intuicyjna jest obsługa aplikacji, a równocześnie im bardziej zintegrowane pozostają wszystkie rozwiązania IT, tym mniej czasu i energii tracą ich użytkownicy na poszukiwanie potrzebnych informacji.

Bardzo pomocni w uporządkowaniu i integracji rozwiązań teleinformatycznych, a także udostępnieniu ich w formie spójnych platform mogą być dostawcy usługi IT. To oni mają zwykle największe doświadczenie w analizie tzw. wąskich gardeł w procesach biznesowych wspieranych przez systemy oraz w ocenie jakości samych rozwiązań IT, które przecież nigdy nie są idealne. Dobra integracja, a także wsparcie dla użytkowników i stałe dostosowywanie systemów do ich potrzeb może być prawdziwą witaminą wzmacniającą firmy w walce z chorobą, jaką jest przeładowanie informacyjne.

Pamiętaj

Walka z przeładowaniem informacyjnym to zadanie przede wszystkim dla osób odpowiedzialnych za organizację pracy w firmach. Wysiłki te powinny być poparte działaniami zmierzającymi do optymalizacji rozwiązań informatycznych wykorzystywanych przez pracowników. Lepsza organizacja w połączeniu z poprawą ergonomii systemów informatycznych mogą pomóc w rozwiązaniu problemu, który utrudnia życie dziesiątkom milionów pracowników na całym świecie.

¹https://communities.intel.com/community/itpeernetwork/blog/2008/06/14/-quiet-time-and-no-email-day-pilot-data-is-in (dostęp 17.06.2015)
http://www.entrepreneur.com/article/204980
http://www.cio.com/article/2438650/change-management/intel-s-e-mail-overload-solution.html

Data publikacji: 18.07.2015