Dobry zwyczaj – wypożyczaj, czyli korzyści dla firm płynące z leasingu urządzeń mobilnych

Wzrost satysfakcji pracowników, lepsza jakość użytkowanego sprzętu wpływająca na efektywność pracy, zachowanie ciągłości biznesowej, spełnianie norm NIS2 i standardów ESG: to tylko niektóre z korzyści, jakie firmom może przynieść najem urządzeń mobilnych w ramach modelu „Mobile as a Service” (MaaS)[1]. Przy okazji warto zrozumieć, jak w ostatnich latach zmieniła się funkcja telefonów komórkowych, które z benefitu przeistoczyły się w „podręczne komputery” i podstawowe narzędzie pracy.

Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:

JAKĄ FUNKCJĘ PEŁNIĄ DZIŚ SŁUŻBOWE URZĄDZENIA MOBILNE?
BENEFIT CZY STANDARD – JAK TELEFONY POSTRZEGAJĄ PRACOWNICY?
CZEMU OSZCZĘDZANIE NA JAKOŚCI SPRZĘTU TO ŚLEPA ULICZKA?
JAK MODEL MaaS SPRZYJA WZROSTOWI EFEKTYWNOŚCI PRACY?
CZY NAJEM SPRZETU MOŻE STANOWIĆ ODPOWIEDŹ NA KLUCZOWE TRENDY W GOSPODARCE I ROZWOJU TECHNOLOGICZNYM?

Pozorne oszczędności rzutują na jakość służbowego sprzętu

„Udostępnienie pracownikowi służbowego telefonu komórkowego to najlepsza forma docenienia jego zaangażowania i sposób na związanie go z firmą na lata” – myślało wielu pracodawców w dobie kształtowania się w Polsce młodej gospodarki rynkowej. Rzeczywiście, na przełomie wieków, w niezamożnym społeczeństwie na dorobku traktowane były one jako cenny, prestiżowy benefit. Jednak wraz ze wzrostem wynagrodzeń, standardu życia oraz skokowym rozwojem i rozpowszechnieniem nowych technologii, taka perspektywa okazuje się dziś archaiczna.

Obecnie służbowa komórka (czy też inne urządzenia mobilne, takie jak tablety), nie są traktowane jako nagroda czy atrakcyjny dodatek, ale podstawowe, standardowe narzędzie umożliwiające wykonywanie obowiązków służbowych. Pełnią one funkcje małych, przenośnych komputerów i swoistego „okna na świat”. Praca wielu pracowników największych firm opiera się przecież na śledzeniu lub moderowaniu treści w aplikacjach, social mediach, błyskawicznym pozyskiwaniu i przekazywaniu informacji z całego świata. To z kolei wymusza na pracodawcach zapewnienie im nieograniczonego dostępu do świata cyfrowego w każdym miejscu i czasie.

Kolejną, zasadniczą zmianą, wpływającą na zmianę relacji pomiędzy szeroko pojętym biznesem a operatorami telekomunikacyjnymi, było generalne obniżenie kosztów usług mobilnych. Wynikało ono z redukcji stawek MTR (maksymalnej stawki za zakończenie połączenia w sieci mobilnej), realizowanej stopniowo przez UKE od początku XXI wieku. Firmy przyzwyczaiły się w związku z tym do generowania oszczędności przy każdym kolejnym przedłużaniu umowy. Kiedy jednak czas obniżek MTR dobiegł końca i na rynku zaczęła dominować oferta z nielimitowanymi rozmowami — przestrzeń na osiągnięcie finansowych korzyści przy okazji każdego aneksu uległa skurczeniu, a wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na szukanie oszczędności gdzie indziej. Ofiarą takiej strategii w pierwszej kolejności jest niestety jakość użytkowanego sprzętu służbowego.

W konsekwencji duża grupa pracowników, również w największych przedsiębiorstwach na rynku, korzysta obecnie z wiekowych urządzeń (średnio 4-letnich, ale często również jeszcze starszych), nierzadko pochodzących „z drugiej lub trzeciej ręki”. Są one bardzo podatne na szereg cyfrowych ryzyk, a brak lub niekompletność najnowszych funkcji rzutuje na efektywność wykonywanej na nich pracy. Pierwszym krokiem do poprawy sytuacji w tym obszarze jest zmiana optyki i mentalne wyjście z poprzedniej epoki samego biznesu. Istotne jest, aby przestał on traktować telefony komórkowe jako środki trwałe generujące koszty (i wymagające „zaciskania pasa”, jeśli chodzi o ich budżetowanie), ale kolejną usługę, wymagającą racjonalnej obsługi. Osiągając to docieramy wspólnie do punktu, w którym logicznym rozwiązaniem dla firm staje się model MaaS.

Rosnąca satysfakcja i efektywność pracowników

Skoro motywem przewodnim tego artykułu jest zmiana, to nie możemy zignorować również modyfikacji, jaką w ostatnich latach przeszedł polski rynek pracy. Nazywany przez niektórych publicystów „rynkiem pracownika”, charakteryzuje się coraz większą opłacalnością związania z firmą specjalistów na lata, niż poszukiwania kolejnych[2]. A dla wielu z nich jednym z najbardziej atrakcyjnych „programów lojalnościowych” jest dostęp do najnowszego, najbardziej innowacyjnego i efektywnego sprzętu mobilnego.

W tradycyjnym modelu zmiana floty wiąże się z gigantycznymi kosztami dla budżetu organizacji, w związku z czym często dochodzi gradacji jakości sprzętu w zależności od pozycji zajmowanej przed daną osobę w jej strukturze. Inaczej mówiąc, najlepsze modele zarezerwowane są dla np. członków zarządu, zaś dla etatowych pracowników przewidziane są starsze wersje danego sprzętu. A to niejednokrotnie rodzi frustrację, skłaniając do poszukiwania innego pracodawcy.

Tymczasem w modelu MaaS możliwe jest zapewnienie sprzętu w jakości premium znacznie szerszej grupie pracowników, co wynika wprost z finansowej kalkulacji. Jednorazowe zakupienie nowszej generacji telefonów dla, przykładowo, tysiąca osób zatrudnionych w dużej firmy to wydatek idący w dziesiątki, jak nie setki tysięcy złotych. Tymczasem usługa abonamentowa pozwala na natychmiastowe pozyskanie i udostępnienie załodze nowoczesnego sprzętu przy jednoczesnym rozłożeniu kwoty na niskie, łatwe do udźwignięcia raty.

Co więcej, w ramach MaaS istnieje możliwość stworzenia dodatkowego benefitu w formie możliwości zaproponowania pracownikowi użytkowania jeszcze lepszego niż standardowe urządzenia za niewielką dopłatą. Dzięki temu może on korzystać z najnowszych i najbardziej prestiżowych modeli dostępnych na rynku, na których kupno prywatnie nie byłoby go stać.

Z perspektywy pracownika lepsza jakość użytkowanych urządzeń mobilnych wiąże się z większym komfortem pracy, co z kolei dla firm oznacza wzrost jej efektywności. Pracodawcy oczekują, by pracownik mógł należycie wykonywać swoje obowiązki z każdego miejsca: również podczas pracy zdalnej czy wyjazdu służbowego. Każda kolejna wersja danego urządzenia zwiększa jego możliwości oraz liczbę dostępnych funkcji, co bezpośrednio przekłada się na szybkość, jakość i zakres realizowanych zadań służbowych.

Najem miast zakupu: mniej biurokracji, ukrytych kosztów, cyberzagrożeń

Zmiana dotychczasowej filozofii: najem (czyli usługa zlecana zaufanemu podmiotowi zewnętrznemu w oparciu o przejrzystą, korzystną umowę) zamiast kupowania i zarządzania sprzętem we własnym zakresie, to dla firm wielowymiarowa oszczędność: pieniędzy, czasu, zasobów.

W pierwszej kolejności właściwie wyeliminowane zostają wszelkie problemy formalne i księgowe, związane z zarządzaniem flotą telefonów, tabletów czy innego rodzaju sprzętu — cała „papierologia” znajduje się bowiem w gestii operatora telekomunikacyjnego. Stanowi to istotne odciążenie dla przede wszystkim administratorów (czyli osób odpowiedzialnych za codzienną obsługę służbowego sprzętu mobilnego), których tysiące pracuje w polskich firmach: zarówno tych największych, jak i sektora MŚP[3]. Jednak użytkowanie zamiast kupowania oznacza również zdjęcie wielu obowiązków z barków działów IT, kadr czy sekretariatów, które mogą zaoszczędzony czas przeznaczyć za znacznie istotniejsze z perspektywy rozwoju firmy działania.

Leasing pozwala również wydatnie zmniejszyć koszty inwestycji w sprzęt służbowy: nie tylko poprzez uniknięcie jednorazowego, gigantycznego wydatku, ale także możliwość odpowiedniego zabudżetowania abonamentu. Sprawdzony i godny zaufania operator telekomunikacyjny to znacznie pewniejsze źródło dobrej jakości sprzętu oraz opieki nad nim przez cały okres użytkowania, niż nieznany podmiot działający na rynku, z którym kontakt urywa się natychmiast po podpisaniu umowy sprzedaży. Wyobraźmy sobie bowiem firmę, decydującą się zakupić 100 telefonów i kart SIM dla swoich pracowników. Pomijając już wątpliwości natury prawnej (czy ogłosić przetarg, jakie kryteria narzucić potencjalnym sprzedającym?), większe wyzwanie stanowią zdarzenia losowe (zagubienie telefonu, awarie, uszkodzenia), czyniące pierwotne założenia zakupowe z miejsca nieaktualnymi. Co ma zrobić firma, kiedy po roku użytkowania trzeba będzie uzupełnić wyjściowy stan floty? Zakupić dodatkowe telefony i karty? A może od razu pozyskać zapas urządzeń zakładając ich szybką eksploatację przez pracowników? Taka ilość zmiennych nie jest możliwa do zaplanowania i zapisania w żadnym budżecie. Tymczasem w modelu Maas wszystkie te problemy nie istnieją: w razie potrzeby zmiany bądź naprawy telefonu wszystkimi tymi kwestiami zajmuje się operator w ramach długoterminowej, kompleksowej umowy.

Bezcenna stabilność w niepewnym świecie

Najem urządzeń wpisuje się również w szereg trendów i polityk sektorowych, stanowiących istotne punkty odniesienia dla każdego rodzaju oraz wielkości biznesów w Polsce. W pierwszej kolejności jest to ESG[4], a dokładniej: obowiązek raportowania celów i osiągnięć związanych z kwestiami środowiskowymi, społecznymi oraz ładem korporacyjnym, stopniowo obejmujący bezpośrednio ponad cztery tysiące dużych firm w Polsce, a pośrednio — trudną do oszacowania liczbę ich partnerów i podwykonawców. Fundamentem tej ogólnoeuropejskiej strategii jest właśnie promowanie i nagradzanie przedsiębiorstw, których funkcjonowanie minimalizuje negatywny wpływ na środowisko naturalne oraz klimat. Rezygnacja z cyklicznego kupowania nowego sprzętu (którego produkcja wiąże się przecież z emisją CO2 i zużyciem energii) doskonale koresponduje z założeniami ESG.

Nie należy zapominać również o aspekcie cyberbezpieczeństwa i jego regulacyjnych ramach w postaci unijnej dyrektywy NIS2[5]. Przypomnijmy: nakłada ona na europejskie firmy m.in. obowiązek opracowania koncepcji w zakresie analizy ryzyka i bezpieczeństwa IT, zarządzania incydentami, posiadania własnego systemu zarządzania ciągłością działania oraz gotowości do jego weryfikacji przez odpowiednie instytucje. Zasady te dotyczą również bezpieczeństwa łańcucha dostaw produktów i usług – co przełoży się na konieczność dostosowania do NIS2 również firm będących partnerami organizacji objętych co do zasady nową dyrektywą. Model MaaS pozwala przedsiębiorcom błyskawicznie i bez ponoszenia dodatkowych wydatków inwestycyjnych spełnić nowe wymagania: firmy powierzają bowiem cyfrową ochronę użytkowników i ich urządzeń operatorowi zewnętrznemu, dysponującemu odpowiednim zapleczem technicznym, zespołami fachowców oraz doświadczeniem opartym na wieloletniej współpracy z milionami klientów.

Wszystko to sprowadza się do kwestii zachowania przez firmy ciągłości biznesu w tym jakże skomplikowanym otoczeniu zewnętrznym. Rosnąca aktywność cyberprzestępców, zmieniające się przepisy i regulacje, niepewność geopolityczna, fluktuacje na rynku energii, wielkie perspektywy związane z uruchomieniem środków z KPO, dynamika rewolucji technologicznej: wszystko to musi być dziś rozważane, planowane i budżetowane przez przedsiębiorców, tak tych największych, jak i z MŚP. Skorzystanie z modelu MaaS pozwala zaś na minimalizację ryzyk w najbardziej newralgicznym obszarze funkcjonowania każdej organizacji, jakim jest dostęp do wysokiej jakości sprzętu po rozsądnej cenie. I skorzystania z wiedzy, doświadczenia oraz know-how największych, globalnych operatorów i pracujących dla nich fachowców.

[1] https://biznes.t-mobile.pl/pl/mobile-as-a-service-przelom-w-zarzadzaniu-urzadzeniami-mobilnymi-w-biznesie

[2] https://biznes.t-mobile.pl/pl/dostep-do-sprzetu-i-technologii-zamiast-owocowych-czwartkow-tak-firmy-pozyskuja-dzis-cennych-pracownikow

[3] https://biznes.t-mobile.pl/pl/automatyzacja-obslugi-kontraktow-mobilnych-staje-sie-biznesowa-koniecznoscia

[4] https://biznes.t-mobile.pl/pl/esg-to-dzis-czesc-dna-kazdej-konkurencyjnej-firmy

[5] https://biznes.t-mobile.pl/pl/nadchodzi-nis2-co-musisz-wiedziec-o-nowych-zasadach-w-cyberbezpieczenstwie-czesc-i-regulacje