Cyfrowe środowisko pracy biurowej: technologie, które wspierają rozwój firmy i pracowników

Od automatycznej regulacji oświetlenia i ogrzewania po minimalizację czasu wyszukiwania konkretnych obiektów (sal, spotkań, drukarek). Od maksymalnego uproszczenia znajdowania miejsca parkingowego po telekonferencje tłumaczone na dowolny język i generowane na ich podstawie, błyskawiczne  podsumowanie.  Bez wątpienia rozwiązania smart office pozytywnie wypływają na cały system zarządzania, generują konkretne oszczędności czasu i pieniędzy, są przyjazne dla klimatu oraz podnoszą wydajność zespołów[1]. Dla coraz większej liczby pracowników oraz konsumentów biura niespełniające standardów bycia >>smart<< stają się wręcz skansenami.

Biura nie tracą na atrakcyjności

Na przestrzeni ostatnich dekad praca biurowa uległa rewolucyjnemu wręcz przeobrażeniu – i nie chodzi tylko o skokowo rosnącą liczbę wykonujących ją pracowników, ale też dostępne narzędzia oraz warunki jej wykonywania. Ciasne, przyzakładowe pokoje wypełnione stosami dokumentów zastąpiły wpierw coraz wyższe biurowce z faksami i pierwszymi telefonami, wypierane obecnie przez innowacyjne przestrzenie wspomagające wymianę wiedzy, kreatywne myślenie, wspólną pracę nad projektami. A to nie koniec zmian w unowocześnianiu biur i ich pracy, wynikających z oczekiwań zarówno pracowników, jak i klientów, we wdrażaniu których nieoceniona okazuje się wsparcie i doradztwo profesjonalnych firm zewnętrznych.

Biura bowiem, nawet w postpandemicznym świecie, nie tracą na wartości, czego dowodem są nie tylko rosnące, coraz bardziej zautomatyzowane i przyjazne środowisku biurowce w polskich metropoliach, ale także twarde dane statystyczne. Z badań przeprowadzonych przez NTTA DATA wśród pracowników z ponad 25 krajów, w tym z Polski, wynika, że obecnie zdecydowana większość z nich, bo aż 70 proc., deklaruje pracowanie z biura (albo w pełnym wymiarze, albo w modelu hybrydowym). Co ciekawe, jedynie 21 proc. respondentów chciałoby pracować wyłącznie zdanie. Oznacza to, że ogłaszany jeszcze kilka lat temu, w samym środku pandemii, zmierzch ery pracy biurowej okazał się nietrafny, co nie oznacza jednak, że nie zmienia się jej forma oraz oczekiwania samych pracowników wobec warunków jej wykonywania[2].

Nieoceniona pomoc zewnętrznych doradców

Mówiąc wprost: smart office to przede wszystkim wyposażenie i dostosowanie biura do potrzeb pracowników oraz efektywne udostępnienie im cyfrowych, innowacyjnych narzędzi. Mnogość funkcjonujących na rynku rozwiązań w tym zakresie powoduje jednak, że wiele firm przy tworzeniu inteligentnych przestrzeni biurowych popełnia szereg błędów rzutujących na wydajność, atrakcyjność miejsca pracy, tym samym na wizerunek całej organizacji.

Dlatego wiele firm podejmuje decyzję o skorzystaniu z usług profesjonalnych doradców. Ich praca zaczyna się od samego przekroczenia progu siedziby danej firmy: te najbardziej smart oferują bowiem gościom specjalne aplikacje umożliwiające np. sprawne poruszanie się po budynku czy znajdywanie miejsc parkingowych. Jednak zewnętrznemu consultingowi podlegają właściwie wszystkie aspekty funkcjonowania biura m.in.  procesy HR (urlopy, raportowanie obecności, rekrutacje, szkolenia, help desk), czy procesy komunikacji i współpracy (czyli w jaki sposób pracownicy wymieniają się wiedzą i informacjami przy użyciu określonych technologii czy komunikatorów). Ocena efektywności dotyczy również niezliczonych funkcji definiujących współczesne smart office: możliwość rezerwacji biurka (coraz więcej biur rezygnuje z odrębnych pomieszczeń na rzecz wspierających kreatywność, wspólnych przestrzeni), organizacja konferencji czy spotkań zespołów, zarządzanie „komfortem w budynku” (tj. ustawienia klimatyzacji, oświetlenia etc.). 

Okazuje się bowiem, że cyfrowe środowisko pracy to obecnie >>must have<< dla każdej firmy, niezależnie od wielkości czy branży, która chce rozwijać się i wzmacniać swą pozycję rynkową. Z jednej strony to kwestia wspomnianej już wydajności zespołów i optymalizacji kosztów, z drugiej zaś: wizerunku i postrzegania jej przez klientów czy partnerów biznesowych. Do tego dochodzi trzeci, szalenie istotny aspekt: coraz więcej (zatrudnionych bądź potencjalnych) pracowników, zwłaszcza tych z młodszych pokoleń, oczekuje całkowicie nowego podejścia do pracy biurowej. W ich odczuciu ma ona być nie tylko w pełni zautomatyzowana i zdigitalizowana (tzw. paperless work), ale również wspierać ich kreatywność, chęć wspólnego podejmowania kolejnych wyzwań, gotowość do ciągłego zdobywania nowych umiejętności. I przede wszystkim  korespondować z ideą work-life balance oraz standardami ESG.

Smart znaczy zaawansowany technologicznie, kompatybilny i intuicyjny

Podstawowe wymogi prawidłowego funkcjonowania smart biura z prawdziwego zdarzenia są dwa: cyfrowe narzędzia muszą być zaawansowane technologicznie, ze sobą współgrać, a cały system nie powinien być „przeładowany” zbędnymi lub duplikującymi się narzędziami czy aplikacjami.

W tej optyce głównym zadaniem ekspertów z zewnętrznych film consultingowych jest sprawdzenie i uporządkowanie zasobów firmy aspirującej do bycia smart, czemu służą między innymi specjalnie przygotowane programy skanujące środowisko cyfrowe całej organizacji. Pozwalają one zidentyfikować stare i już niepotrzebne narzędzia, zakupione niegdyś w pośpiechu czy przez nieuwagę, a generujące określone koszty stałe jak i narzędzia, których funkcjonalność jest powielona, a wymagają wsparcia, więc generują niepotrzebne koszty. Eksperci rekomendują ich bezpieczne usunięcie lub zastąpienie innymi, bardziej efektywnymi i przyjaznymi dla budżetu firmy. Co istotne, każdej zmianie czy implementacji nowej technologii powinny towarzyszyć dedykowane szkolenia będące częścią procesu zarządzania zmianą, pozwalające nie tylko zrozumieć nową funkcjonalność, ale także zwiększyć produktywność wykonywanych przez pracowników zadań.  

Szczególnie efektywnym narzędziem rekomendowanym przez specjalistów jest Microsoft 365: kompletna platforma usług, obejmująca różnorodne narzędzia do zwiększenia produktywności, współpracy i bezpieczeństwa w środowisku biznesowym. Pakiet obejmuje popularne aplikacje biurowe, takie jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook, umożliwiające efektywne tworzenie i edycję dokumentów. Jednak to nie wszystko – Microsoft 365 oferuje również zaawansowane funkcje chmurowe, umożliwiające przechowywanie, udostępnianie i synchronizację plików z różnych urządzeń[3].

Rekomendowane przez ekspertów narzędzia stanowią swoisty kanon nowych, efektywnych i bezpiecznych technologii: na ich czele znajduje się cały pakiet rozwiązań Microsoft Viva[4]. Dostępne w jednym miejscu i powiązane ze sobą, pozwalają wszystkim pracownikom błyskawicznie poruszać się po całym, cyfrowym środowisku organizacji. Każde z rozwiązań odpowiada na konkretne wyzwania w organizacji: Teamsy, o których jeszcze będzie w tym artykule mowa, to platforma do komunikacji i współpracy zespołowej, która integruje różne narzędzia i usługi Microsoft w jednym miejscu. VIVA Inside pomaga pracownikom w zrozumieniu ich nawyków pracy, efektywności oraz równowagi między pracą a życiem prywatnym VIVA Engage — poprawia przepływ komunikacji wewnątrz firmy, VIVA Learning — łączy pracowników z wieloma aplikacjami e-learningowymi etc.

Na końcu tego procesu jest wyraźny wzrost produktywności zespołu, jednak niepojmowanej jako obciążenie pracowników dodatkowymi obowiązkami. Chodzi o coś zupełnie odwrotnego: zdjęcie z ich barków czasochłonnych i żmudnych zajęć, takich jak poszukiwanie archiwalnych plików czy przechodzenie skomplikowanego procesu rezerwowania sali konferencyjnej. Obecnie dzięki smart rozwiązaniom od wiodącej, globalnej firmy technologicznej, wszystkie te czynności będzie można wykonać dosłownie w okamgnieniu — koncentrując się na realnych, istotnych zadaniach.

Nikogo także nie powinien dziwić fakt, że do smart office przebojem wkracza dziś sztuczna inteligencja, skutecznie odpowiadająca za wiele z opisanych w powyższych akapitach wyzwań.  Zaawansowane narzędzie o nazwie Copilot wspomaga produktywność uwalniając pracowników od szeregu rutynowych i czasochłonnych obowiązków. Zintegrowana z kluczowymi aplikacjami sztuczna inteligencja, dzięki jednej naszej komendzie, błyskawicznie przygotuje za nas podsumowanie spotkania (wewnętrznego bądź z klientem), listę najważniejszych tematów, omówiony podział zadań oraz terminów, odnosząc się do poprzednich konwersacji lub przetwarzanych danych, przygotuje prezentację na podstawie wskazanych dokumentów, przeszuka dostępne dla niej zasoby organizacji i na ich podstawie przygotuje dokument, czy też przeanalizuje wskazane dane Z badań przeprowadzanych przez Microsoft wynika, że narzędzie to pozwala pracownikom zaoszczędzić nawet 64 proc. czasu na wyszukiwaniu maili, 75 proc. czasu na przeglądaniu plików i aż o 85 proc.: na stworzenie wstępnego szkicu projektu bądź zadania. Co więcej, 68 proc. respondentów przyznało, że używanie Copilota poprawiło jakość wykonywanych przez nich zajęć, a aż 70 proc. – że uczynił ich bardziej produktywnymi[5].

Nie należy zapominać również o legendarnych „Teamsach” będących platformą do komunikacji i współpracy zespołowej, która integruje różne narzędzia i usługi Microsoft w jednym miejscu. Rozbudowany czat pozwalający na komunikację tekstową, dźwiękową, nagrania wideo i udostępnianie plików, współpracę nad plikami z innymi osobami w czasie rzeczywistym, zapewnia szereg korzyści firmom, na czele z centralizacją komunikacji, wsparciem pracy hybrydowej, i integracji z innymi narzędziami oferowanymi przez dostawcę usługi[6]. Komunikator posiada jednak znacznie większy potencjał, gdyż dodaniu licencji Teams Phone System i odpowiedniemu wdrożeniu może funkcjonować jako system telefoniczny w chmurze umożliwiając odbieranie połączeń telefonicznych zewnętrznych zarówno w aplikacji Teams jak i na telefonie komórkowym i bezpośrednią transkrypcję rozmowy w aplikacji Teams.

Smart oznacza inteligentnie – ale to również synonim efektywności, większej wydajności, troski o pracownika i całą planetę. Cechy te w coraz większym stopniu charakteryzują dziś nie tylko najbardziej innowacyjne firmy, ale wszystkie organizacje, chcące utrzymać swoją konkurencyjność. A już z pewnością ich >>centrów dowodzenia<< i wizytówek, jakimi są przestrzenie biurowe oraz pracujące w nich osoby.

[1] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/enterprise/smart-workplace

[2] https://kadry.infor.pl/wiadomosci/6436116,praca-zdalna-2024-biura-nie-pojda-do-likwidacji-bo-tylko-co-piaty-pra.html

[3] https://biznes.t-mobile.pl/pl/produkty-i-uslugi/modern-workplace/microsoft-365

[4] https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-viva

[5] https://news.microsoft.com/pl-pl/features/microsoft-copilot-twoje-codzienne-wsparcie-ai/

[6] https://support.microsoft.com/pl-pl/office/zarz%C4%85dzanie-raportami-uczestnictwa-w-spotkaniach-w-us%C5%82udze-microsoft-teams-ae7cf170-530c-47d3-84c1-3aedac74d310

Data publikacji: 31.07.2024