Wysoka jakość sprzętu za rozsądną cenę: jak firmy mogą przestać przepłacać za telefony służbowe

Od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych — to skala oszczędności, jaką generuje wybór oferty z zakupem sprzętu od operatora (w ramach usługi abonamentowej lub usługi najmu). Mowa tu rzecz jasna o wymiernych, stałych wydatkach, ale koncepcja Mobile as a Service (MaaS) wiąże się również z szeregiem ułatwień, zabezpieczeń i optymalizacji.

Z TEGO ARTYKUŁU DOWIESZ SIĘ:

NA JAKI WZROST NAKŁADÓW NA IT MOGĄ LICZYĆ CIOS?
JAK ZMIENIA SIĘ POZYCJA MENEDŻERÓW DS. IT, BEZPIECZEŃSTWA SIECIOWEGO I TECHNOLOGII?
W JAKI SPOSÓB STAWIĆ CZOŁA OCZEKIWANIOM „WIĘCEJ ZA MNIEJ”?
KTÓRE TECHNOLOGIE I ROZWIĄZANIA BĘDĄ POMOCNE W REALIZACJI TEJ STRATEGII?
JAKA JEST POŻĄDANA ŚCIEŻKA KARIERY MENEDŻERA DS. TECHNOLOGII?

Mobile as a Service: korzyści z MaaS nie tylko na papierze

O koncepcji Mobile as a Service (MaaS) pisaliśmy już wielokrotnie, przedstawiając korzyści z niej płynące dla różnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dla porządku przypomnijmy więc jedynie, że główną zaletą jej wdrożenia w biznesie jest możliwość natychmiastowego pozyskania i udostępnienia pracownikom nowoczesnego sprzętu mobilnego przy jednoczesnym rozłożeniu kwoty na niskie, łatwe do udźwignięcia dla organizacji raty.

Podkreślmy ponownie, że najem (czyli usługa zlecana zaufanemu podmiotowi zewnętrznemu w oparciu o przejrzystą, korzystną umowę) zamiast kupowania i zarządzania sprzętem we własnym zakresie, to dla firm wielowymiarowa oszczędność: pieniędzy, czasu, zasobów. Teraz jednak pora, by na konkretnych przykładach sprawdzić, czy kupowanie telefonów od operatora rzeczywiście się opłaca?

Więcej o Mobile as a Service w artykule: Mobile as a Service – przełom w zarządzaniu urządzeniami mobilnymi w biznesie

Abonament dla firm z telefonami i MaaS po prostu się opłacają

Na potrzeby kalkulacji różnicy w całkowitych kosztach pomiędzy zakupem jedynie usługi abonamentowej a ofertą zawierającą również nabycie telefonów komórkowych, określmy bazowego klienta jako firmę zawierającą umowę z operatorem telekomunikacyjnym na okres 24 miesięcy. Załóżmy również, że jej zapotrzebowanie sprzętowe wynosi sto urządzeń mobilnych i tyle samo numerów głosowych.

Przypadek 1: firma z umową abonamentową i bez sprzętu od operatora telekomunikacyjnego

Firma, decydując się na wybór oferty niezawierającej sprzętu, opłaca wszystkie usługi mobilne określone w umowie, co w omawianym przez nas przypadku wiąże się z kosztem na poziomie średnio ok. 45 tys. złotych netto (za okres łącznie 24 miesięcy). Oznacza to jednak, że we własnym zakresie pozyskuje on urządzenia mobilne z rynku.

Fakt ten stanowi dla firmy pierwsze wyzwanie. Okazuje się bowiem, że duża grupa pracowników, również w największych przedsiębiorstwach na rynku, korzysta obecnie z wiekowych urządzeń, nierzadko pochodzących „z drugiej lub trzeciej ręki”.

Generalnie okres eksploatacji urządzenia mobilnego u klienta biznesowego systematycznie się wydłuża. Do historii odchodzi praktyka, że każdy pracownik ma co dwa lata wymieniany telefon, gdyż staje się to po prostu zbyt kosztowne z perspektywy nawet największych i najbogatszych firm. Dzisiaj taki „przywilej” zarezerwowany jest najczęściej jedynie dla członków zarządu. Z naszych badań wynika, że nowe urządzenia, które zadebiutowały w latach 2023/2024, stanowią maksymalnie 30 proc. floty statystycznej firmy – wyjaśnia Łukasz Rothkaehl, Lider Linii Biznesowej Mobile, w T-Mobile.

Starsze urządzenia są jednak o wiele bardziej podatne na szereg cyfrowych ryzyk, a brak lub niekompletność najnowszych funkcji rzutuje na efektywność wykonywanej na nich pracy. Chcąc uniknąć katastrofy w postaci tzw. długu technologicznego, bądź w wyniku nieuniknionych uszkodzeń czy innych sytuacji losowych, firma będzie zmuszona pozyskać z rynku pewną ilość sprzętu, aby zastąpić najbardziej wysłużone urządzenia, czego podstawowy koszt oszacować można na kwotę od 170 do 200 tys. złotych przez okres trwania umowy.

Warto wiedzieć:

Zakup urządzeń mobilnych od hurtownika wiąże się z koniecznością doliczenia do tej sumy jego marży. Problem polega jednak na tym, że oszacowanie przyszłych potrzeb jest w zasadzie niemożliwe, gdyż stanowi wypadkową potencjalnych zmiennych. O ile więc marża związana ze sprzedażą przykładowo tysiąca telefonów jest niska (około 4 proc.), o tyle przy ilościach niższych jest windowana kilkukrotnie (do nawet 13-15 proc.). A przecież trudno wyobrazić sobie firmę kupującą wiele setek urządzeń i przechowujących ją „na czarną godzinę”. Bazując na naszym przykładzie i przyjmując uśrednioną marżę hurtownika na poziomie 8-10 proc., otrzymujemy kwotę w przedziale od 13 do 20 tysięcy złotych.

Kolejnym kosztem, który klient biznesowy musi uwzględnić, to finasowanie zakupu sprzętu z kredytu operacyjnego i ze środków własnych. I wtedy:

Jeżeli firma posiłkuje się przy tym kredytem operacyjnym, to musi uwzględnić przy tym koszt oprocentowania na poziomie 8-10 proc. rocznie, co w skali dwóch lat generuje koszt na poziomie od 27 do nawet 40 tysięcy złotych.

Jeżeli natomiast przedsiębiorstwo płaci za sprzęt ze środków własnych, to musi brać pod uwagę czynnik zmieniającej się wartość pieniądza w czasie. Przy dzisiejszej rentowności obligacji Skarbu Państwa, które oscylują wokół 5-6 proc. w skali roku, to kwota kosztów pieniądza w czasie wynosi od 18 do 22 tys. złotych.

Reasumując: nasz archetypowy klient biznesowy decydujący się na podpisanie umowy abonamentowej, jednak na własną rękę poszukujący, pozyskujący i serwisujący sto urządzeń mobilnych, musi liczyć się z całkowitymi kosztami na poziomie od ok 250 tysięcy do nawet 300 tysięcy w okresie 24 miesięcy. Pokrywają one usługę mobilną, zakup urządzeń, marżę hurtownika, koszty pieniądza — nie licząc wydatków operacyjnych, czasu pracowników, logistyki etc.

A co w przypadku gdy urządzenia Firma kupuje od Operatora?

Przypadek 2: firma z umową abonamentową z telefonami służbowymi dla pracowników od operatora telekomunikacyjnego

Pewne wydatki w tym scenariuszu pozostają niezmienne: jest to umowa na usługi abonamentowe, kosztująca również ok. 45 tys. złotych, a także zapotrzebowanie na sprzęt szacowane na 170 – 200 tys. złotych. Na tym jednak wydatki właściwie się kończą: marża, wliczona już w cenę oferty, zabezpiecza operatora i skłania go do sprzedaży urządzenia „po kosztach”, licząc na satysfakcjonujący poziom zysku z usługi. Co więcej, umowa zawarta z operatorem stanowi swoistą „poduszkę bezpieczeństwa” dla klienta biznesowego, gwarantującą stabilność ceny za urządzenia w okresie obowiązywania kontraktu.

Przeczytaj: Dostęp do sprzętu i technologii zamiast „owocowych czwartków” — tak firmy pozyskują dziś cennych pracowników

Co więcej, sprawdzony i godny zaufania operator telekomunikacyjny to znacznie pewniejsze źródło dobrej jakości sprzętu oraz opieki nad nim przez cały okres użytkowania, niż nieznany podmiot działający na rynku, z którym kontakt urywa się natychmiast po podpisaniu umowy sprzedaży.

Dlatego w naszej kalkulacji na korzyść kontraktu z zakupem urządzeń mobilnych musimy uwzględnić oszczędności związane z kosztami napraw, uzupełniania braków w sprzęcie lub logistycznych wyzwań związanych z jego nadmiarem, oraz szeregiem innych działań angażujących określone zasoby. Tego typu umowa niweluje także wszelkie ryzyka i wątpliwości natury prawnej, związanymi chociażby z ewentualnymi procedurami przetargowymi.

To może Cię zainteresować: Dobry zwyczaj – wypożyczaj, czyli korzyści dla firm płynące z leasingu urządzeń mobilnych

Dochodzi do tego jeszcze jeden czynnik z rodziny „argumentów na zdrowy, chłopski rozum”. Z perspektywy długoterminowej strategii i racjonalnego projektowania budżetu przedsiębiorstwa, pozyskanie sprzętu od operatora, z którym i tak wiążemy się umową abonamentową, wydaje się rozwiązaniem znacznie bezpieczniejszym i bardziej przewidywalnym.

Czym innym jest jednorazowy, olbrzymi wydatek, powiązany do tego z ryzykiem otrzymania wątpliwej jakości sprzętu i problemów z jego serwisowaniem, a czym innym rozłożenie tego na stałe raty, pokrywające urządzenia pewnej jakości, z gwarancją ich pełnej obsługi. Uwzględnić w tym rachunku należy również możliwość „wrzucenia w koszty” całości usługi oraz wartość, jaką jest kompleksowa i stała współpraca z pewnym partnerem biznesowym (np. oferującym dostęp do aktualnych i archiwalnych, w razie ich uszkodzenia bądź zagubienia, faktur).

Ostatecznie, firma decydująca się na podpisanie umowy abonamentowej wraz z zakupem sprzętu od operatora komunikacyjnego, zapłaci za wszystko od około 215 do 245 tys. złotych — mniej więcej 12 – 14 proc. mniej niż w scenariuszu pierwszym, obarczonym dodatkowo szeregiem niepewności i ryzyk.

Zobacz: Automatyzacja obsługi kontraktów mobilnych staje się biznesową koniecznością

Wprowadzenie MaaS do firmy: niepoliczalne korzyści to też wymierne zyski

Poza „twardymi liczbami” przy rozważaniu skorzystania z koncepcji MaaS, należy również uwzględnić kilka innych czynników, nieposiadających ściśle określonego wymiaru statystycznego, jednak pozytywnie wpływających na funkcjonowanie organizacji i optymalizację jej procesów. Mowa tu m.in. o:

bezpieczeństwie firmy i zgodności z przepisami.

Przeniesienie na operatora kwestii związanych z logistyką i administracją usług mobilnych, a także wyeliminowanie pośredników pomiędzy nim a pracownikami powodują, że cały system jest szczelniejszy i odporniejszy.

Bezpieczeństwo cyfrowe na każdym etapie korzystania ze służbowego telefonu komórkowego spoczywa bowiem już nie na barkach administratorów, zajmującego się jednocześnie wieloma innymi sprawami, ale na zewnętrznym i doświadczonym zespole dedykowanych ekspertów od cyber security. Co ma kolosalne znaczenie chociażby w kontekście obowiązywania dyrektywy NIS2, wymuszającej ochronę danych firmowych (również tych dostępnych z poziomu urządzeń mobilnych).

Co więcej, po zakończeniu umowy telefony mogą zostać zwrócone operatorowi bądź zakupione przez firmę po atrakcyjnej cenie i przekazane na własność pracownikom, co koresponduje z celami ESG i ideą GOZ, budując pozytywny wizerunek danej marki.

Sprawdź: ESG to dziś część DNA każdej konkurencyjnej firmy

koncentracji na naprawdę ważnych celach firmy.

Fundamentalną korzyścią płynącą ze wdrożenia koncepcji MaaS jest uwolnienie pracowników (a często całych działów) od wykonywania żmudnych, powtarzalnych czynności na rzecz naprawdę istotnych projektów. Zakup sprzętu, jego serwis, obsługa: to wszystko wymaga wiele czasu, środków i pieniędzy. Zaoszczędzone w ten sposób roboczogodziny mogą być wykorzystane przez załogę na wypracowywanie dodatkowego, realnego zysku dla organizacji.

poprawie efektywności pracowników i budowaniu więzi z firmą.

Obecnie telefon służbowy nie jest już traktowany jako nagroda czy atrakcyjny dodatek, ale podstawowe, standardowe narzędzie umożliwiające wykonywanie obowiązków. To z kolei wymusza na pracodawcach zapewnienie im nieograniczonego dostępu do świata cyfrowego w każdym miejscu i czasie. Co więcej, gdy najnowsze modele urządzeń mobilnych zarezerwowane są jedynie dla np. członków zarządu, zaś dla etatowych pracowników przewidziane są starsze wersje danego sprzętu, rodzić może to frustrację, skłaniając do poszukiwania innego pracodawcy.

Tymczasem w modelu MaaS możliwe jest zapewnienie sprzętu w jakości premium znacznie szerszej grupie pracowników, co wynika wprost z finansowej kalkulacji. Co więcej, w ramach tej koncepcji istnieje możliwość stworzenia dodatkowego benefitu w formie możliwości zaproponowania pracownikowi użytkowania jeszcze lepszego niż standardowe urządzenia za niewielką dopłatą. Dzięki temu może on korzystać z najnowszych i najbardziej prestiżowych modeli dostępnych na rynku, na których kupno prywatnie nie byłoby go stać.

Przeczytaj: Cyfrowe środowisko pracy biurowej: technologie, które wspierają rozwój firmy i pracowników

Wprowadzenie Mobile as a Service i najem urządzeń do firmy: podsumowanie

Lepsza jakość za niższą cenę – to pozornie niewiarygodne i banalne hasło reklamowe w przypadku koncepcji MaaS opiera się na konkretnych wyliczeniach. Zaś dla każdej osoby prowadzącej biznes nieprzepłacanie za daną usługę stanowi przecież pierwszą i podstawową zasadę.